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30 Jahre E-Mail
Fünf Tipps, wie Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen

E-Mail: Fünf Tipps, wie Sie Ihren Posteingang in den Griff bekommen
FOTO: Ferl
Düsseldorf. Jeder Deutsche bekommt am Tag im Schnitt 20 E-Mails, hat eine Umfrage kürzlich ergeben. Für viele ist das ein beneidenswerter niedriger Wert: Sie bekommen hunderte Mails am Tag und haben den Kampf gegen einen aufgeräumten Posteingang längst aufgegeben. Dabei kann man schon mit wenigen Handgriffen auch eine große E-Mail-Flut bewältigen. Von Daniel Fiene

30 Jahre nach dem in Deutschland die erste E-Mail eingetroffen ist, ist für viele der Status Quo sehr unbefriediend. Tausende E-Mails liegen im Posteingang, die Zahl der ungelesenen Nachrichten befindet sich im hohen dreistelligen Bereich und irgendwo zwischen ungeöffneten Newsletter-Ausgaben waren noch wichtige Aufgaben, die unbedingt erledigt werden wollen. Der Zustand des Posteingangs drückt für viele den Stress des Arbeitsalltags aus.

Zahlreiche Erhebungen unterstreichen dieses omnipräsente Unwohlsein. 650 Milliarden US-Dollar verliert pro Jahr die Geschäftswelt, weil unnötige E-Mails verschickt werden, wie diese Infographik zeigt. Im Schnitt werden 37 Prozent der Arbeitswoche mit dem Checken der E-Mails verbracht - das sind 13 Stunden. Ob das klug ist? Eine noch junge Studie der Universität in London zeigt, dass bei ständigen E-Mail-Abrufern der IQ um 10 Punkte fällt.

Kein Wunder, dass sich nicht nur Geeks und Internet-Vielnutzer gerne mit den unterschiedlichsten Produktivitätsmethoden beschäftigen. Eine der Klassiker in diesem Bereich ist "Getting Things Done" von dem Trainer David Allen. Hierbei geht es aber nicht nur um E-Mails, sondern um das Leben allgemein. 

Irrtürmer über E-Mails

Aus den verschiedenen Produktivitäts- und Zeitmanagement-Methoden lassen sich verschiedene Irrtürmer rund um die E-Mail zusammentragen.

  1. Lassen Sie die E-Mails nicht liegen. Der Posteingang sollte als Eingang benutzt werden, und nicht als Archiv. Eine E-Mail sollte nach dem ersten Lesen nicht liegen bleiben, sondern direkt weiterverarbeitet werden. 
  2. ​Verwechseln Sie den Posteingang nicht mit einer Todo-Liste. Wer E-Mails als Erinnerung im Posteingang liegen läßt, riskiert ein schlechtes Gefühl, wenn viele neue E-Mails eintreffen. Man merkt sich, dass da irgendwo noch etwas gewesen ist, kann dies aber auf Anhieb nicht sehen.
  3. Nutzen Sie nicht zu viele Ordner. Wer ein sehr ausgeklügeltes System an Ordnern hat, um seine E-Mails abzulegen, riskiert viel Zeit zu verschwenden. Viele E-Mails lassen sich zudem nicht eindeutig in einen Ordner ablegen. Moderne Mailsysteme verfügen mittlerweile über gute Suchfunktionen. Viele haben gute Erfahrungen mit einem Archivordner gemacht, den sie ständig durchsuchen.
  4. Stellen Sie die Benachrichtigungen aus. Wer nicht jedesmal eine Benachrichtigung bekommt, wenn eine E-Mail eintrifft, schafft am Ende mehr von seinen geplanten Aufgaben. Das zeigen verschiedene Erhebungen. 

So erreichen Sie einen leeren Posteingang

Der Autor Merlin Mann hat Grundprinzipen von "Getting Things Done" genommen und daraus das Konzept "Inbox Zero" entwickelt. Das Ziel: Der leere Posteingang. So hat Mann 2007 einen viel beachteten Vortrag vor Google-Mitarbeitern gehalten, der weiterhin online abrufbar ist

Damit der Posteingang nicht zur Last wird, sollte laut Merlin Mann jede E-Mail direkt bearbeitet werden. Es empfielt sich eine kleine Notiz mit den fünf folgenden Wörtern an den Monitor zu kleben, bis diese Tipps in Fleisch und Blut übergangen sind, um den Posteingang in den Griff zu bekommen.

  1. Löschen. E-Mails die nur zur Kenntnis genommen werden müssen, sollten direkt gelöscht oder in den Archiv-Ordner geschoben werden.
  2. Delegieren. Kann jemand anders die E-Mail beantworten oder die damit verbundene Aufgabe übernehmen? Dann sollte die E-Mail direkt an die entsprechende Person weitergeleitet werden.
  3. Antworten. Kommt die E-Mail mit einer Antwort aus, die in zwei Minuten zu schreiben ist? Dann sollte sie direkt beantwortet werden.
  4. Verschieben. Ist die Aufgabe, die mit dieser E-Mail verbunden ist, umfangreicher? Dann lohnt es sich dies als Aufgabe auf einer To-Do-Liste zu notieren. Einige blockieren sich sogar Zeit im Kalender.
  5. Erledigen. Ist die Aufgabe innerhalb von zwei Minuten zu erledigen? Dann lohnt es sich die Aufgabe direkt zu erledigen. Sonst dauert am Ende die Verwaltung der Aufgabe länger, als die eigentliche Umsetzung.

Und wer sich freut, seinen Posteingang in den Griff bekommen zu haben, sollte dies nicht unbedingt rumerzählen. Einige Nutzer bereuen es, auf Facebook oder Twitter von ihrer "Inbox Zero" berichtet zu haben. Das bringt Leser auf eine Idee, die kontraprodutiv ist: Dass sie dem Glücklichen noch eine weitere E-Mail schreiben wollten ...

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