30 Jahre E-Mail Fünf Tipps, wie Sie Ihre E-Mails in den Griff bekommen
Düsseldorf · Jeder Deutsche bekommt am Tag im Schnitt 20 E-Mails, hat eine Umfrage kürzlich ergeben. Für viele ist das ein beneidenswerter niedriger Wert: Sie bekommen hunderte Mails am Tag und haben den Kampf gegen einen aufgeräumten Posteingang längst aufgegeben. Dabei kann man schon mit wenigen Handgriffen auch eine große E-Mail-Flut bewältigen.
30 Jahre nach dem in Deutschland die erste E-Mail eingetroffen ist, ist für viele der Status Quo sehr unbefriediend. Tausende E-Mails liegen im Posteingang, die Zahl der ungelesenen Nachrichten befindet sich im hohen dreistelligen Bereich und irgendwo zwischen ungeöffneten Newsletter-Ausgaben waren noch wichtige Aufgaben, die unbedingt erledigt werden wollen. Der Zustand des Posteingangs drückt für viele den Stress des Arbeitsalltags aus.
Zahlreiche Erhebungen unterstreichen dieses omnipräsente Unwohlsein. 650 Milliarden US-Dollar verliert pro Jahr die Geschäftswelt, weil unnötige E-Mails verschickt werden, wie diese Infographik zeigt. Im Schnitt werden 37 Prozent der Arbeitswoche mit dem Checken der E-Mails verbracht - das sind 13 Stunden. Ob das klug ist? Eine noch junge Studie der Universität in London zeigt, dass bei ständigen E-Mail-Abrufern der IQ um 10 Punkte fällt.
Kein Wunder, dass sich nicht nur Geeks und Internet-Vielnutzer gerne mit den unterschiedlichsten Produktivitätsmethoden beschäftigen. Eine der Klassiker in diesem Bereich ist "Getting Things Done" von dem Trainer David Allen. Hierbei geht es aber nicht nur um E-Mails, sondern um das Leben allgemein.
Irrtürmer über E-Mails
Aus den verschiedenen Produktivitäts- und Zeitmanagement-Methoden lassen sich verschiedene Irrtürmer rund um die E-Mail zusammentragen.
So erreichen Sie einen leeren Posteingang
Der Autor Merlin Mann hat Grundprinzipen von "Getting Things Done" genommen und daraus das Konzept "Inbox Zero" entwickelt. Das Ziel: Der leere Posteingang. So hat Mann 2007 einen viel beachteten Vortrag vor Google-Mitarbeitern gehalten, der weiterhin online abrufbar ist.
Damit der Posteingang nicht zur Last wird, sollte laut Merlin Mann jede E-Mail direkt bearbeitet werden. Es empfielt sich eine kleine Notiz mit den fünf folgenden Wörtern an den Monitor zu kleben, bis diese Tipps in Fleisch und Blut übergangen sind, um den Posteingang in den Griff zu bekommen.
Und wer sich freut, seinen Posteingang in den Griff bekommen zu haben, sollte dies nicht unbedingt rumerzählen. Einige Nutzer bereuen es, auf Facebook oder Twitter von ihrer "Inbox Zero" berichtet zu haben. Das bringt Leser auf eine Idee, die kontraprodutiv ist: Dass sie dem Glücklichen noch eine weitere E-Mail schreiben wollten ...
