Immer wieder passieren peinliche E-Mail-Pannen. Um nicht unnötig in Erklärungsnot zu geraten, gilt es einige grundlegende Tipps zu beherzigen. Hier einige Stolperfallen beim E-Mail-Versand.
Um eine E-Mail zu verschicken, wird grundlegend der Empfänger in das Feld "An" eingetragen. Möchte man jedoch eine Kopie verschicken, nutzt man zusätzlich das Feld "CC" (Carbon copy). Dabei ist der Empfänger, der eine Kopie der Nachricht erhält auch für die anderen Adressaten sichtbar.
Sollte man allerdings die Kopie einer Nachricht an eine Person schicken wollen, die für Empfänger nicht sichtbar sein soll, empfiehlt sich das Feld "BCC" (Blind carbon copy).
Benutzt man ein Adressbuch und hat unterschiedliche Verteiler, ist Vorsicht geboten. Mit einem Klick kann man versehentlich eine Nachricht verschicken, die eigentlich nicht für fremde Augen bestimmt war.
Besonders unangenehm kann es werden, wenn man etwa eine E-Mail an den kompletten Verteiler versendet. Oft genügt die Eingabe weniger Buchstaben und das Programm schlägt automatisch einen Eintrag im Adressbuch vor. Deshalb empfiehlt es sich immer, die Adressen vor dem Absenden noch einmal zu kontrollieren.
Auch beim Antworten auf E-Mails oder der Weiterleitung von Nachrichten ist Vorsicht geboten. Meist werden die alten Nachrichten automatisch eingefügt. Auch hier empfiehlt es sich immer, den Inhalt der vorhergehenden Gespräche zu kontrollieren.
Aber auch das Einfügen von Anhängen kann tückisch sein, wenn man etwa seine Privat- und Geschäftsdateien in einem Ordner speichert. Schnell werden private Urlaubsbilder an geschäftliche Kontakte versendet. Also empfiehlt es sich, immer Privates und Geschäftliches zu trennen und die Dateien ordentlich benennen.
Last but not least: die Eingabe einer Betreffszeile ist immer sinnvoll. Nicht nur, damit der Empfänger erkennt, wo er die E-Mail einzuordnen hat, auch schützt ein sinnvoller Betreff vor einer Bruchlandung im Niemandsland des Spamfilters.
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