Fotos Der Meeting-Knigge
Mit dem Kaffeebecher an den Konferenztisch? Das Handy auf den Tisch legen oder lieber ausschalten? Es gibt einiges, dass man in Meetings beachten sollte. Anke Quittschau kennt die Regeln. Die Autorin und Trainerin erklärt, was in Besprechungen erlaubt ist, und was Sie lieber lassen sollten.
Auf den Gastgeber warten
Die Sekretärin holt Sie am Empfang und begleitet Sie in den Meetingraum. Sie sagt nett: "Nehmen Sie doch schon Platz, bedienen Sie sich an den Getränken - Herr Dr. Sommer kommt sofort."Meeting-Tipp 1: Der höfliche Gast setzt sich selbstverständlich nicht und bedient sich auch nicht an den Getränken. Er wartet im Stehen, um den Gastgeber auf Augenhöhe zu begrüßen.
Essen und Trinken
Wann und wie sollte ich mich an den bereitgestellten Schnittchen und Getränken bedienen?Meeting-Tipp 2: Warten Sie, bis der Gastgeber dazu auffordert. Im Meetingraum ist der Ranghöchste der Gastgeber und bietet somit seinen Gästen die Erfrischung an. Stilvoll ist es, sich nicht an den Häppchen satt zu essen. Man sollte sich also vor einem langen Meeting entsprechend gut frühstücken. Merke: Der letzte Keks bleibt liegen!
Zu spät kommen
Wie sieht es mit der Pünktlichkeit aus?Meeting-Tipp 3: Unpünktlichkeit ist in Deutschland die gröbste Unhöflichkeit, denn wir stehlen jemandem etwas, was wir ihm nie mehr zurück geben können: Zeit! Lässt sich die Verspätung nicht vermeiden, sollte man diese im Zeitalter der Handys rechtzeitig ankündigen. So kann der Wartende die Zeit noch effektiv nutzen.
Anfangen oder warten?
Sind zum Termin noch nicht alle erschienen, stellt sich die Frage: Sollen wir anfangen oder warten?Meeting-Tipp 4: Bei internen Meetings lautet die Empfehlung: anfangen! Und zwar mit dem wichtigsten Thema. Meist sind es nämlich immer die gleichen Kollegen, die unpünktlich sind. Und wenn diese dann die wichtigsten Themen verpassen, nervt es sie auch langsam. Eine andere "Erziehungsmethode": Geldstrafen.
Keine Staugeschichten verbreiten
Das Meeting hat schon angefangen. Was sage ich am besten, wenn ich zu spät komme?Meeting-Tipp 5: Ein kurzes "Entschuldigung" beim Betreten des Raumes genügt. Bloß keine langen Stau-Geschichten oder so, die glaubt Ihnen sowieso keiner. Außerdem haben Sie dann die volle Aufmerksamkeit der Meetingteilnehmer und das ist unangebracht.
Kaffeeklatsch
Darf ich mit einem Becher Kaffee oder einem Brötchen ins Meeting?Meeting-Tipp 6: Grundsätzlich nein, da es eine gemütliche "Kaffeeklatsch-Assoziation" ausübt. In manchen Unternehmen ist es jedoch üblich. Hier sind also Fingerspitzengefühl und Beobachtungsgabe gefragt.
Die Handyfrage
In welchen Fällen darf ich mein Handy anlassen?Meeting-Tipp 7: Grundsätzlich signalisiert ein Handy auf dem Tisch den Gesprächspartnern immer, dass sie zweitrangig sind. Und das ist schlicht unhöflich. Außerdem lenkt bereits der Vibrationsalarm ab. Deshalb sollte das Handy in jeder Besprechung ausgeschaltet sein. Eine Ausnahmen ist nur erlaubt, wenn Ihre Frau hochschwanger ist und wenn Sie Arzt im Notdienst sind. Einen unvermeidlichen Anruf sollte man vorher ankündigen, das Telefon auf lautlos schalten und sofort rausgehen.
Langatmige Kollegen
Wie unterbreche im besten einen Kollegen, wenn er nicht auf den Punkt kommt?Meeting-Tipp 8: Endlose Monologe können mit Zwischenfragen unterbrochen werden. Am höflichsten unterbricht man jemanden, indem man seinen Namen sagt. Beispiel: "Herr Huber, Sie sagten vorhin, dass...". Ausreden lassen gilt in Deutschland als eine der wichtigsten Benimmregeln. Keiner lässt sich gerne ins Wort fallen.
Die Sitzhaltung
Frauen schlagen gerne die Beine übereinander, Männer lehnen sich gerne lässig zurück, wie wichtig ist die Sitzhaltung?Meeting-Tipp 9: Die Sitzhaltung ist sehr wichtig: Sie kann Einfluss auf den Verlauf eines Meetings nehmen. Sitzen Sie gerade und aufrecht, signalisiert dies Souveränität und der positive Nebeneffekt dieser Haltung: Sie bleiben länger konzentriert und bei der Sache. Achten Sie darauf die Beine nicht zu kreuzen, damit das Blut zirkulieren kann. Besser ist es, mit beiden Füßen festen Kontakt zum Boden zu haben.
Früher verabschieden
Das Meeting dauert viel länger als ursprünglich geplant, darf ich mich einfach verabschieden?Meeting-Tipp 10: Man sollte sich auf keinen Fall wortlos aus dem Raum schleichen. Eine kurze Begründung, zum Beispiel ein anstehender Kundentermin, ist angebracht. Im Grunde hat aber der Moderator die Aufgabe, das Meeting zeitlich nicht aus dem Rahmen laufen zu lassen, sondern eventuell Themen zu vertagen.
Absagen
Mir ist kurzfristig etwas dazwischen gekommen, wie melde ich mich am besten ab?Meeting-Tipp 11: Am besten, Sie rufen den Organisator des Meetings an und erklärt die Situation. Eine Absage per E-Mail oder SMS wirkt nicht sehr professionell.
Die gröbsten Fehler in Meetings
Warum mangelt es oft an einer guten Organisation?Meeting-Tipp 12: Wichtig ist eine im Vorfeld versendete Agenda, dazu eine Tagesordnung mit festen Zeiten. Ein Protokoll nach dem Meeting mit klar verteilten Aufgaben und Terminen sollte verfasst werden. Außerdem sollten alle Beteiligten vorbereitet in die Besprechung gehen.
Damit punkten Sie im Meeting
Was muss ich als Gastgeber noch beachten?Meeting-Tipp 13: Sie sollten alle Unterlagen dabei haben. Holen Sie Ihre Gäste am Empfang ab und achten Sie darauf ihn auf den Weg die Türen zu öffnen. Im Meetingraum angekommen, nehmen Sie dem Gast den Mantel ab. Ziehen Sie Ihr Sakko oder Ihre Kostümjacke erst aus, wenn Ihr Gastgeber seine Jacke ablegt. Verteilen Sie Ihre Visitenkarte bereits am Anfang des Meetings, schließlich kann sich kaum jemand gut Namen merken. Begleiten Sie Gäste am Ende der Besprechung bis zum Haupteingang. Bereiten Sie die Besprechung nach. Das muss kein seitenlanges Protokoll sein, aber eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse verbunden mit einem Dank für die Zeit. Das macht immer einen guten Eindruck.