Das Konzept "Verwaltung 2020" gibt den Amts- und Institutsleitern das Szenario vor, mit 20 Prozent weniger Personal auszukommen. Herr Wollborn, was war Ihr erster Gedanke?

Wollborn Zuerst habe ich gedacht: Das ist nichts Neues. Seit den 1990er Jahren gibt es ständig Reorganisationsprozesse. Wenn man mit weniger Personal die Aufgaben erledigen will, muss man fragen, was man dann nicht mehr erledigen will. Das andere ist die demografische Entwicklung, nämlich, wie wir geeignetes Personal bekommen, wenn in den nächsten Jahren viele Mitarbeiter altersbedingt ausscheiden. Diese Entwicklung stelle ich nicht infrage. Ob wir beim Weg dahin zueinander finden, ist eine andere Geschichte.

In der Einladung des Oberbürgermeisters zur Personalversammlung im Januar steht, dass es um Sicherung der Leistungsfähigkeit der Verwaltung geht. Was stört Sie daran?

Wollborn Ich beanstande nicht, dass wir eine leistungsfähige Stadtverwaltung brauchen. Ich glaube nur, wir haben sie schon.

Herr Geisel, warum müssen Sie etwas ändern, wenn die Verwaltung doch schon leistungsfähig ist?

Geisel Herr Wollborn hat zu Recht darauf hingewiesen: Beim Altersaufbau unserer Verwaltung müssen wir vorbereitet sein, wenn die Babyboomer in Rente gehen und geburtenschwache Jahrgänge nachrücken.

Andere Städte haben dasselbe Problem und bilden deshalb mehr aus. Wäre das nicht die richtige Antwort?

Geisel Das machen wir ja, das ist ein integraler Bestandteil, um die demografische Schlagseite einigermaßen kompensieren zu können.

Ist das wirklich der Hauptgrund?

Geisel Es wäre grob fahrlässig, nicht zu handeln, wenn man den altersbedingten Personalverlust sieht und den zukünftigen Fachkräftemangel berücksichtigt. Der andere Haupttreiber des Konzepts ist, dass wir einen Stellenplan brauchen, auf dessen Grundlage Amtsleiter wieder autonom Wiederbesetzungsentscheidungen treffen können. Wir haben im Moment einen von Wildwuchs und unplanmäßiger Entwicklung geprägten Stellenplan.

Was meinen Sie damit konkret, Herr Geisel?

Geisel Zehn Prozent der Stellen sind nicht besetzt, fünf Prozent sind überplanmäßig. Das hat zur Folge, dass wir jedes Jahr ehrgeizigere Kompensationsvorgaben haben, denen dann mit Rasenmähermethoden, etwa einer generellen Wiederbesetzungssperre, und Trickserei, wie Verlagerung von Sach- in Personalmittel, begegnet wird. Das funktioniert auf Dauer nicht.

Ist es nicht auch Rasenmäher, wenn Sie sagen, jeder Amtsleiter muss 20 Prozent auf den Prüfstand stellen?

Geisel Es gibt natürlich Pflichtaufgaben, die wir machen müssen, und Aufgaben, die wir erfüllen wollen. Die Frage, die sich aber jeder stellen muss, ist: Gibt es bestimmte Vorgänge in der Verwaltung, die von den Prozessen, der Ausstattung und Organisation her verbesserungsfähig sind? Es geht darum, Effizienzpotenziale zu heben. Ich bin mir sicher, dass die Arbeit den Beschäftigten wieder mehr Spaß macht, wenn nicht unsinnige Kontrollschleifen und Dokumentationsvorgaben erfüllt werden müssen.

Herr Wollborn, ist nicht doch zu viel Luft in der Verwaltung?

Wollborn An der einen oder andren Stelle, aber sicherlich nicht 20 Prozent. Solche Aussagen führen zu Frust bei den Mitarbeitern, weil viele Bereiche ohnehin schon am Anschlag sind. Hinzu kommt die Mehrbelastung durch die Flüchtlingsbetreuung. Und dann eine solche Botschaft. Das hätte man anders machen können. Zum Beispiel erst die Mitarbeiter in der Versammlung informieren, bevor es an die Amtsleiter und die Öffentlichkeit geht.

Geisel Aber ich lege schon Wert auf die Feststellung, dass wir im Vierteljahresgespräch mit dem Personalrat darüber gesprochen haben.

Wollborn Bei den Mitarbeitern kam an, dass 20 Prozent der Stellen gestrichen werden sollen. Dass das Angst auslöst, ist doch klar. Die Wertschätzung des Personals war bisher nicht sehr hoch. Wenn eine Stelle frei wird, ist nicht klar, ob sie neu besetzt wird. Es ist wichtig, die Menschen mitzunehmen.

Geisel Der Prozess läuft doch ganz bewusst von unten nach oben. Ich schicke eben keine McKinseys los, die mit Helikopterblick eine Kosten-Nutzen-Analyse machen. Alle sollen selbst schauen, ob sie wirklich das Richtige machen.

Aber die 20-Prozent-Vorgabe ist doch von oben nach unten ...

Geisel Es ist nur ein Ausgangswert, um die Reform der Organisation anzustoßen. Dass jeder Bereich anders zu bewerten ist, steht außer Zweifel. Es geht darum, einen Impuls zu setzen, damit die Amtsleiter den Anreiz haben, darüber nachzudenken, was sie machen würden, wenn sie 20 Prozent weniger Stellen hätten. Vor dem Hintergrund sollen sie die Aufgaben und Prozesse beleuchten. Was realisierbar ist, wird sich zeigen.

Wenn nur 500 Stellen weniger möglich sind, um alle Aufgaben zu stemmen, wären Sie auch zufrieden?

Geisel Ich sage hier und heute keine Zahl. Ich bin da völlig offen. Das Einfachste wäre, alles out zu sourcen. Das wollen wir eben nicht. Dennoch brauchen wir eine Anfangsgröße - und die ist 20 Prozent. Es gibt inzwischen eben auch Dienstleistungen, die nicht mehr nachgefragt sind.

Wollborn Das Problem ist aber, dass wir seit Jahren in jedem Haushalt für Personal hohe Einsparvorgaben drin haben, die nie erreicht wurden. Aktuell sind das 36,7 Millionen Euro. Gleichzeitig merken die Beschäftigten, dass wir immer zehn Prozent unbesetzte Stellen haben. Das muss ja auch irgendjemand auffangen. Da ist es schwer, gleichzeitig das Sparziel zu erreichen.

Was schlagen Sie denn vor?

Wollborn Mir fehlt die Gesamtbetrachtung des Haushalts. Natürlich verkauft sich in der Öffentlichkeit gut, wenn der Fokus immer wieder auf das Personal gerichtet wird. Im Vergleich zu anderen Großstädten sind unsere Ausgaben dafür niedrig.

Geisel Solche Vergleiche sind wegen der unterschiedlichen Struktur wenig aussagekräftig. Es bleibt unsere Aufgabe, unsere Verwaltung für die Zukunft richtig aufzustellen. Demografischer Wandel und Fachkräftemangel sind absehbar. Wir werden zukünftig unsere Stellen nicht mehr alle qualifiziert besetzen können.

Viele Städte haben ein ähnliches Problem mit Fachkräften. Muss man im Wettbewerb nicht attraktivere Bedingungen schaffen, statt Aufgaben auf weniger Mitarbeiter zu verteilen?

Geisel Es geht nicht um Personalkürzungen, sondern um Prozesskritik und darum, die Verwaltungsstruktur auf Effizienz zu durchleuchten. Wenn Abteilungen Software haben, die verhindert, dass schneller gearbeitet werden kann, muss man das verbessern.

Wollborn Man darf aber auch nicht außer Acht lassen, dass die Einwohnerzahl steigt und die Menschen immer älter werden. Das heißt nicht automatisch, dass ich Stellen aufbauen muss, aber es sind mehr und andere Aufgaben zu bewältigen. Hinzu kommen neue Gesetze, die den Verwaltungsaufwand vergrößern.

Geisel Tatsächlich gibt es eine Reihe von Gesetzen, die Kapazitäten binden. Ich werde das beim Städtetag thematisieren. Der demografische Wandel in der Bevölkerung erfordert eine differenzierte Betrachtung. Ältere Menschen brauchen mehr persönliche Zuwendung, andererseits wickeln immer mehr Menschen auch Behördenangelegenheiten über das Internet ab.

Städte wie Hannover oder Stuttgart stocken ihr Personal auf, weil sie an Einwohnern wachsen ...

Geisel Das machen wir auch, bei der Flüchtlings- oder der Kinderbetreuung. Verwaltung ist ja nichts Statisches, sondern zeichnet sich durch Dynamik aus. Es wäre aber sicher nicht richtig, immer auf den bestehenden Personalbestand draufzusatteln.

Wollborn Wir haben nicht nur ein Ausgabenproblem, sondern auch ein Problem bei den Einnahmen. Die Beschäftigten im öffentlichen Dienst sollen das Gemeinwesen für die Bürger organisieren. Und das muss finanziert werden.

Was schlagen Sie vor? Steuererhöhungen?

Wollborn Es gibt eine bunte Palette an Vorschlägen, da fehlt es an der Ausgewogenheit.

Herr Geisel, wann soll der Stellenplan fertig sein?

Geisel Im kommenden Jahr sollte der Stellenplan aufgeräumt sein, damit das, was an Wildwuchs entstanden ist, ausgeräumt ist.