Zur Begründung verweisen die Fraktionen in ihrem Antrag darauf, dass die Aufgabe, Flüchtlinge zu versorgen, zu betreuen und unterzubringen eine Herausforderung für Erkelenz und die Stadtverwaltung bleibe. Die Stadt stütze sich dabei im Wesentlichen auf engagierte Bürger. Viele hätten sich mittlerweile in Vereinen und Initiativen ehrenamtlich mit der Lage, den Bedürfnissen und Problemen von Flüchtlingen, seien es Familien, einzelne Personen oder unbegleitete Jugendliche auseinandergesetzt und sich hier besonders engagiert. Naturgemäß ergäben sich hierbei eine Reihe von Schnittstellen mit den unterschiedlichen Ämtern, Aufgaben und Zuständigkeiten der Stadtverwaltung. Um diese Schnittstellen reibungslos zu überbrücken, sei es erforderlich, innerhalb der Verwaltung die Funktion eines Koordinators einzurichten. Diese solle in erster Linie die Verbindung zu den ehrenamtlich Tätigen herstellen und deren Anliegen innerhalb der Verwaltung koordinieren. "Wir begrüßen diesen Antrag außerordentlich", erklärte Dr. Hans-Heiner Gotzen, Erster Beigeordneter der Stadt. Die neue Funktion könne zusätzlich Belastungen für alle Beteiligten minimieren oder verhindern. Für den Stellenplan des Jahres 2017 hat die Stadtverwaltung eine zusätzliche Stelle eines Flüchtlingskoordinators eingerichtet. Beraten und beschlossen werden soll dieser mit dem Haushaltsplan 2017 im Dezember. Eine Förderung der Aufgabe durch Land oder Bund ist Gotzen zufolge nicht zu erwarten. Einfach werde es nicht, eine geeignete Person für diese Aufgabe zu finden: "In diesem Bereich dauert das zurzeit bis zu neun Monate." Die Verwaltung hat dem Sozialausschuss vorgeschlagen, für alle Flüchtlinge, die sich im laufenden Asylverfahren befinden, die Möglichkeit zu eröffnen, einen kostenlosen Bibliotheksausweis für die Stadtbücherei zu erhalten. Sie verfüge über zahlreiche Medien und habe spezielle Medien angeschafft, mit denen sich die deutsche Sprache lernen lasse, erklärte Gotzen. Der Ausschuss stimmte dem Vorschlag ohne Gegenstimme zu.

Zahlreiche Anfragen nach einem kostenlosen Bibliotheksausweis für Flüchtlinge liegen der Stadtverwaltung vor, weshalb sie davon ausgeht, dass ein kostenloser Bibliotheksausweis auf eine große Resonanz stoßen wird und die Angebote der Stadtbücherei von den Flüchtlingen wesentlich stärker nachgefragt werden als bisher. Für andere sozial schwächer gestellte Bürger bestehen Gotzen zufolge andere Möglichkeiten, die Stadtbücherei ebenfalls ohne selbst zu tragende Kosten nutzen zu können.