Kaarst Ratsarbeit in Kaarst bald ohne Papier
Kaarst · Die Stadt will die Einführung einer neuen Software für die papierlose Ratsarbeit vorantreiben.
Gesucht: eine neue Software für die Stadt Kaarst. Sie soll die papierlose, digitale Ratsarbeit möglich machen. Der IT-Dienstleister der Stadt, die ITK Rheinland, startet in den kommenden Tagen das Ausschreibungsverfahren. Softwareunternehmen können sich dann mit ihren Programmen bewerben. Anfang Mai soll spätestens feststehen, welches Produkt im Kaarster Rathaus verwendet wird.
Wenn es nach Stephan Adams geht, müssen seine beiden Mitarbeiterinnen in absehbarer Zeit nicht mehr Sitzungsunterlagen ausdrucken, zusammenheften, verpacken und versenden. Denn dann läuft alles digital: Die Rats- und Ausschussmitglieder haben ihre Unterlagen auf dem Tablet. "Wir drängeln darauf, dass es bald soweit ist", sagt Adams, der Leiter des Büros der Bürgermeisterin. Er ist zuständig für die komplette Ratsarbeit. "Ich halte den Zeitplan für ambitioniert. Aber wenn alles klappt, dann können wir vielleicht schon in den Sommerferien, in der sitzungsfreien Zeit, auf das Programm umsteigen", erklärt er.
Ein Grund für den Umstieg: Die Stadt möchte Papier und somit Geld sparen. Am 27. Januar trafen sich zum Beispiel der Stadtrat, der Planungsausschuss und der Sozialausschuss. Für diese drei Sitzungen wurden 13.000 Blatt bedruckt. Der Versand kostete 675 Euro. "Das kann aber durchaus auch mal weniger sein", sagt Adams. Die Umstellung würde nach Angaben von Adams aber nicht zu Stellenstreichungen führen. "Es entstehen dann keine Überstunden mehr und die Kapazitäten können für andere sinnvolle Tätigkeiten genutzt werden. Zum Beispiel kann die Qualität der Sitzungsunterlagen so verbessert werden."
Die neue Software soll das derzeit bestehende Ratsinformationssystem ablösen. "Mit dem Programm können nicht nur Sitzungsvorlagen erstellt, sondern diese auch von den Rats- und Ausschussmitgliedern genutzt werden", sagt Adams. Investiert werden müsse nicht nur in das Programm selbst, sondern auch in die mobilen Endgeräte, in die Tablets für die Rats- und Ausschussmitglieder. Die Software übernimmt auch die Sitzungsgeldabrechnung, da sie schließlich erkennt, welches Rats- und Ausschussmitlied an einer Sitzung teilnimmt, sagt Adams.
"Wir wollen den Umstieg glatt schaffen", so Adams. So sei es der Verwaltung wichtig, dass das Programm leicht und intuitiv bedienbar sowie stabil ist. "Die Rats- und Ausschussmitglieder sollen nicht noch extra eine Schulung machen müssen, um mit dem Programm umgehen zu können." Die Software muss nicht nur das Lesen der Unterlagen zulassen, sondern auch Stift und Textmarker ersetzen, sagt Adams. Kommentare sollen direkt ins Dokument geschrieben werden können und auch der Austausch der Unterlagen unter den Rats- und Ausschussmitgliedern soll möglich sein. Neben den Ansprüchen der Verwaltung stellt auch die ITK Rheinland Anforderungen an die Software. "Sie muss sich zum Beispiel an die bis jetzt noch bestehende Software anschließen und natürlich ist der Datenschutz relevant", sagt Adams.
Die Stadt schaut sich momentan auch die Programme anderer Kommunen an, zum Beispiel die der Städte Willich und Tönisvorst. "Nach meinem Kenntnisstand werden wir im Kreis die ersten sein, die das Programm einführen werden", sagt Adams. "Die anderen Kommunen gucken dann wahrscheinlich erst einmal darauf, wie es bei uns klappt, bevor sie auch umsteigen."
Adams bleibt aber realistisch: "Nicht alle Politiker werden sofort umsteigen, wenn die neue Software da ist", sagt er. "Einige im Rat sind eher skeptisch, andere hingegen neugierig."
