Stadt Kempen Experten-Rat: Arbeitsabläufe optimieren
Stadt Kempen · Einiges liegt im Argen bei der Kempener Stadtverwaltung. Das haben Mitarbeiter einer externen Beratungsfirma in den vergangenen Monaten herausgefunden. Ihre Studie bildet die Grundlage für einen strukturellen Veränderungsprozess.
Für viele Kempener Bürger, die mit der Stadtverwaltung zu tun haben, sind die Prozesse, die mit dem Verwaltungshandeln verbunden sind, oftmals schleierhaft. Sie verstehen nicht, warum Antworten auf Anfragen oder Anliegen häufig sehr lange auf sich warten lassen. Andere Bürger wundern sich, warum es bei Bauvorhaben - etwa Sanierung von Straßen oder Schulgebäuden oder der Errichtung von Flüchtlingsunterkünften - oft länger dauert, als von der Stadt vorher angekündigt. Diese Zeitverzögerungen haben meistens mehrere Ursachen. Nicht selten liegen diese in der internen Organisationsstruktur der Stadtverwaltung begründet. Im vergangenen Sommer begann das Kommunalberatungsunternehmen Allevo aus Meerbusch mit einer Untersuchung in der Kempener Kernverwaltung mit ihren rund 250 Beschäftigten. Gestern Abend legten die Berater ihren etwa 250 Seiten starken Bericht in der Sitzung des Stadtrates vor und erläuterten Grundzüge und Empfehlungen.
Diese Untersuchung war von der Politik - allen voran von SPD und FDP - in den vergangenen Jahren immer wieder gefordert worden. Erst in einer Sondersitzung des Stadtrates im Sommer vergangenen Jahres gab es dafür "grünes Licht". Schon damals zeigten sich die betroffenen Mitarbeiter der Stadtverwaltung - hinter vorgehaltener Hand - besorgt um ihren Arbeitsplatz. Sehr schnell aber kam aus der Politik die Botschaft: Ergebnis der Untersuchung solle nicht sein, wie viel Personal die Stadt Kempen einsparen könne. Es ging bei der Studie in erster Linie darum festzustellen, wie die internen Arbeitsabläufe sind und wie die Kommunikation in den Amtsstuben sowie zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern funktioniert. Seit Juli 2016 schauten sich die externen Berater im Rathaus am Buttermarkt genau um, führten viele Gespräche mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es gab mehrere Workshops, bei denen auch aus Mitarbeitersicht etliche Schwachpunkte in den Abläufen und der Kommunikation angemerkt wurden.
Wichtigste Feststellung der Experten: In der Kempener Stadtverwaltung arbeiten sehr viele motivierte Mitarbeiter. Viele von ihnen haben aber nur mäßige bis schlechte Arbeitsbedingungen. Zudem sind die internen Abläufe nicht mehr zeitgemäß, Synergieeffekte verschiedener Ämter sind nur schwer zu erreichen, die Gesprächskultur zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern im Team könnte deutlich besser sein. All das haben die Berater zu Papier gebracht. Gestern morgen wurde der Bericht den Rathaus-Bediensteten bei einer Personalversammlung in der Aula des Luise-von-Duesberg-Gymnasiums vorgestellt und erläutert. Viele werden ihre Probleme am Arbeitsplatz möglicherweise bei den Feststellungen der Berater wiedergefunden haben. Die kommen zu dem Schluss: Die Verwaltung hat im Prinzip zwar mehr Personal, als sie braucht, aber angesichts eines vergleichsweise hohen Krankenstandes und wenig effizienter Arbeitsabläufe wird die gesamte Belegschaft auch weiterhin benötigt. Manche Bereiche, allen voran die Bauverwaltung, sind angesichts der Vielzahl von Aufgaben personell überlastet.
Die Berater schlagen unter anderem ein Personalentwicklungskonzept für die Stadtverwaltung vor, das insbesondere auf eine Verbesserung der Arbeitsabläufe abzielt. Ferner sollte es ein zentrales Gebäudemanagement für die städtischen Liegenschaften geben. Das kann - wie Erfahrungen anderer Kommunen zeigen - ämterübergreifend besser und schneller arbeiten. Die Experten wollen ihre fast 150 Empfehlungen und Verbesserungsvorschläge als Beitrag für einen jetzt beginnenden Veränderungsprozess verstanden wissen. Das wird auch von der Verwaltungsspitze um Bürgermeister Volker Rübo so gesehen. Auch die Politik stimmt dem zu. Gestern Abend im Rat wurde der Bericht zunächst zur Kenntnis genommen. Die Politik will sich nun mit dem Bericht beschäftigen. Im Stadtrat beginnt die Diskussion im Sommer. Der jetzt angestoßene Veränderungsprozess wird über mehrere Jahre laufen. Für die Berater ist wichtig, dass alle Beteiligten dabei an einem Strang ziehen. Die Politik ist dazu bereit, die Verantwortlichen in der Verwaltung ebenso.
