Nettetal Stadt führt digitalen Sitzungsdienst ein
Nettetal · Zur morgigen ersten Ausschuss-Sitzung in diesem Jahr verzichtet die Stadtverwaltung auf den Versand und Ausdruck von Sitzungsunterlagen. Trotz einmaliger Ausgaben will sie langfristig sparen
Weg mit dem Papier, her mit dem iPad: Die erste Ausschuss-Sitzung des Jahres 2017 startet mit einer Neuerung: Statt mit Unterlagen auf Papier wird mit iPads gearbeitet. Dafür hat die Stadt Nettetal für jedes Ratsmitglied ein iPad angeschafft; auch der Ratssaal musste mit WLan ausgerüstet werden.
Zu den Kosten, die die Stadt über einen Zeitraum von fünf Jahren betrachtet, sagt Rathaus-Sprecher Jan van der Velden: "Den Ausgaben von mehr als 6000 Euro stehen Einsparungen in Höhe von 4634 Euro entgegen." Die Differenz in Höhe von rund 1427 Euro könne durch Einsparungen bei der Druckerstraße geschlossen werden. Zurzeit müsse die Verwaltung noch eine eigene Druckerstraße vorhalten; diese könne aber durch das digitale Sitzungssystem aufgegeben werden. Ein weiteres Argument: "Wir wollen nicht den Anschluss verlieren", sagt van der Velden.
Dabei erhielten die Ratsmitglieder, die ein iPad wollten, lediglich einen Basis-Zuschuss in Höhe von 434 Euro. Wer eine bessere Ausstattung wünschte, musste sie selbst bezahlen.
Im Kreis Viersen stellen immer mehr Verwaltungen schrittweise die Arbeit von Papier auf einen digitalen Sitzungsdienst um. Die Gemeinde Brüggen, die Stadt Viersen und auch die Gemeinde Schwalmtal sind in diese Richtung unterwegs.
Tönisvorst war im Jahr 2011 der Vorreiter. Laut Tönisvorsts Sprecherin Catharina Perchthaler war das eine gute Entscheidung: Bei umfangreichen Unterlagen wie dem Haushalt falle die Einsparung am Papier deutlich auf. Ein weiterer Vorteil: Fotos oder Pläne könnten via digitalem Endgerät anders als bisher in Farbe betrachtet werden. "Bei einer dezentralen Organisation, wie wir sie in Tönisvorst haben, fallen natürlich besonders die Botengänge ins Gewicht", schildert Perchthaler. Dies gelte nicht nur für den Versand der Unterlagen selbst, sondern auch bereits für deren Vorbereitung. Bei der Umstellung waren die Tönisvorster Ratsmitglieder mit iPads ausgestattet worden.
In Nettetal hat der Stadtrat bereits im Jahr 2014 die Entscheidung für den digitalen Sitzungsdienst getroffen. Dass dieses Votum erst jetzt, zum Jahreswechsel 2017, umgesetzt wird, hat laut Jan van der Velden unterschiedliche Gründe. Zum einen gab es einen personellen Wechsel in den Fachabteilungen, zum anderen sei das Thema deswegen nicht mit höchster Priorität weiterverfolgt worden.
Generell schätze man bei der Stadt Nettetal den Verzicht auf Papier und die Nutzung der digitalen Möglichkeiten als überaus sinnvoll ein; dies gelte auch für E-Government. damit soll eine schnellere Information und Kommunikation von Bürgern möglich sein. So können Nettetaler bereits heute Beschwerden über ein eigenes Online-Formular äußern. "Wir wollen den Bereich E-Government auch in Zukunft weiter ausbauen", kündigt Jan van der Velden allgemein an.
Um die Ratsmitglieder mit Unterlagen in Papierform auszustatten, waren bisher zahlreiche Arbeitsschritte innerhalb der Verwaltung notwendig gewesen. Zum einen musten die Vorlagen gedruckt werden. Anschließend wurden sie über eine Maschine automatisch geheftet, ehe die Vorlagen in frankierten Umschlägen auf dem Postweg gebracht und versandt worden. "Die Mitarbeiter, die dafür zuständig waren, haben jetzt mehr Zeit für andere Aufgaben", so der Rathaus-Sprecher. Über das Ratsinformationssystem seien die Sitzungsunterlagen schnell abzurufen.
Im Vorfeld hat es laut Jan van der Velden bereits einige Probeläufe im Ratssaal im Nettetaler Rathaus gegeben. Er geht davon aus, dass zur morgigen Premiere alles reibungslos funktionieren wird.
