In den Papieren für den Schulausschuss kommentiert die Verwaltung das bisherige Vorgehen so: "Dieser Anreiz führt allerdings zu einer Fehlsteuerung, wenn die Eltern zu Mehraufwendungen für Lernmittel angehalten werden, um den Schulträgeranteil mit dem Ziel zu verringern, im Rahmen der 50-prozentigen Rückvergütung sonstige Anschaffungen tätigen zu können". Mit anderen Worten: Eltern sollen nicht auf Umwegen zur Kasse gebeten werden. "Begründete und notwendige Ausgaben" einer Schule müssten sich anders finanzieren, so die Verwaltung weiter. Jetzt ist daran gedacht, die Rückerstattung der ersparten Gelder von 50 Prozent auf 25 Prozent zu senken. Ein weiterer Hintergrund: "Die Abrechnungen der vergangenen Schuljahre haben gezeigt, dass die Schulträgeranteile nicht in vollem Umfang ausgeschöpft werden. So haben die weiterführenden Schulen im Schuljahr 2013/14 den Schulträgeranteil von 252405,34 Euro um 75 062,32 Euro unterschritten", heißt es weiter in der Ausschuss-Vorlage. Im Jahr darauf wurden 58 137,65 Euro "nicht verausgabt". Was kosten eigentlich Lernmittel? Hier nennt die Schulverwaltung Durchschnittsbeträge, die sich nach Schulform staffeln. In Grund- und Förderschulen liegt der Betrag bei 36 Euro, zwei Drittel zahlt der Schulträger (Stadt), ein Drittel die Eltern. Für die Sekundarstufe I (Klassen fünf bis zehn) liegt der Betrag bei 78 Euro, auch hier teilen sich die Kosten zwei Drittel zu ein Drittel Stadt und Eltern. Für die gymnasiale Oberstufe kalkuliert man mit einem Jahresdurchschnitt von bis zu 71 Euro. Die Vorstellungen der Verwaltung gehen in zwei Richtungen: "In Einzelfällen ist es vorgekommen, dass die Eltern mit erheblich höheren Beträgen als mit vorgesehenen Eigenanteilen belastet wurden - eine hierdurch entstehende Einsparung ist aber nicht vertretbar", heißt es weiter.

In diesem Zusammenhang möchte man auch die aus dem Jahr 2001 stammenden Richtlinien für die Ermittlung von Schulbetriebsausgaben überarbeiten. Wie das funktionieren soll, will man in den Sommerferien klären.