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Gute Manieren beweisen: Geschäfts-Mail: Besonders auf Form achten
Mannheim (rpo). Mails sind in der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken - auch oder gerade nicht in der Berufswelt. Besonders wenn man einen schnellen geschäftlichen Kontakt pflegt, fliegt die elektronische Post oft hin und her. Dass es hier gewisse Standards zu beachten gibt, ist vielen unbekannt - was beim Empfänger oft für Missmut sorgt. Aber vor allem bei geschäftlichen Mails heißt es, neben dem Inhalt auch auf die Form zu achten und gute Manieren zu beweisen.
Ein Doppelpunkt als Augen, ein Bindestrich ergibt die Nase. Für den Mund muss entweder die Taste für "Klammer auf" oder "Klammer zu" herhalten. Wer schon mehr als eine E-Mail geschrieben hat, weiß, dass sich mit der Tastatur Gefühle ausdrücken lassen. Dass man es mit solchen "Emoticons" auch übertreiben kann, hat sich noch nicht überall herumgesprochen.
Betreffzeile unbedingt nutzen
Ob es wirklich sinnvoll sei, in die Betreffzeile einer E-Mail "die geistreichen Worte "Hello" oder "Read this!" zu schreiben", lautet die rhetorische Frage von Bastian Sick, Autor der sprachkritischen Kolumne "Zwiebelfisch" auf der Spiegel Online-Website. "Die Betreffzeile sollte erstmal überhaupt benutzt werden", sagt Wilfried Schütte, Experte vom Institut für Deutsche Sprache in Mannheim. Viele hielten sich daran nicht. "Kriege ich eine Mail ohne Betreffzeile mit unbekanntem Absender, dann habe ich unter Umständen gleich einen Spam-Verdacht."
Doch auch wenn der Absender bekannt ist: Wenig aussagekräftige oder gar leere Betreffzeilen stellen vor allem Mail-Nutzer, die viel elektronische Post bekommen und sie daher nach Dringlichkeit in einer bestimmten Reihenfolge abarbeiten müssen, vor Organisationsprobleme. "Daher ist es sinnvoll, die kommunikative Absicht zu nennen, zum Beispiel "Frage zu:" und dann das jeweilige Thema", erklärt Schütte.
Behalten zwei Nutzer bei längeren E-Mail-Wechseln den zunächst gewählten Betreff bei, entstehen "Re: AW: RE: AW:"-Konstruktionen, die zwar unschön, nach Ansicht der Experten aber dennoch nicht verpönt sind: "Mehrere "Re's" sind durchaus möglich, solange es um ein und dasselbe Thema geht", sagt Ralf Böhm vom Zentrum für Kommunikation und Informationsverarbeitung der Fachschule Magdeburg-Stendal (FH). "Ändert sich das Thema, sollte man auch die Betreffzeile ändern."
Ungern gesehen: "Rattenschwänze"
Weniger gern gesehen werden dagegen Mails mit ausufernden "Rattenschwänzen". Sie entstehen, wenn einfach auf "Antworten" geklickt wird, ohne vorher Geschriebenes zu löschen. "Man sollte nur das stehen lassen, was nach eigener Ansicht für das Verständnis des beschriebenen Sachverhalts notwendig ist", sagt Böhm. Sinnvoll könne es dagegen sein, auf Fragen in der vorherigen Mail einzugehen, indem die Antworten farblich abgesetzt in den bestehenden Text geschrieben werden.
Viele E-Mailer haben sich angewöhnt, alle Worte klein zu schreiben und es auch mit der Zeichensetzung nicht allzu genau zu nehmen - bei Privatkommunikation nach Schüttes Worten kein Problem: "Das ist gedeckt durch die Regel: Was der Beschleunigung dient, ist legitim." Für Geschäftspost gilt dies allerdings nicht. "Dabei sollte man die kommunikativen Gepflogenheiten des Adressaten beachten." Und die umfassen meist auch eine korrekte Rechtschreibung.
"Emoticons" unter Geschäftsfreunden möglich
Nur bedingt haben "Emoticons" in Dienst-Mails ihren Platz: etwa die mit bestimmten Tastenkombinationen erzeugten und um 90 Grad gedrehten Gesichter, die Freude, Ironie oder den Willen des Absenders zur Versöhnung ausdrücken sollen. "Unter guten Geschäftsfreunden kann man das eventuell machen", sagt Schütte. Aber auch in privaten Mails sollten "Emoticons" nicht exzessiv genutzt werden: "Für sie gilt, was für alle Gewürze gilt: Sparsamer Gebrauch steigert die Wirkung", schreibt Gundolf S. Freyermuth im Ratgeber "Kommunikette".
Noch mehr Zurückhaltung ist nach Schüttes Worten bei Akronymen angebracht: Ketten aus den ersten Buchstaben einzelner Worte, die ausgeschrieben einen kompletten Satz ergeben. Schließlich ist längst nicht jeder Mail-Nutzer mit den Bedeutungen vertraut. "SCNR zum Beispiel steht für "Sorry Could Not Resist" - "Tut mir leid, ich konnte es mir nicht verkneifen." Aber wenn man das erklären muss, ist das schon schlecht."
Absender sollte erkennbar sein
Wer auch in der Freizeit Geschäftsmails schreiben muss, sollte sich Böhm zufolge beim Arbeitgeber um einen Zugang des dienstlichen Mail-Accounts von zu Hause aus kümmern. Das ist jedoch nicht immer möglich. "Dann sollte man sehen, dass bei der privaten Adresse der eigene Name erkenntlich ist", rät Schütte. "Für den Erfolg jeder Mail ist es wichtig, dass der Empfänger auf den ersten Blick sehen kann, von wem sie stammt", so Freyermuth. Anderenfalls landet sie ebenso wie Post ohne Betreff leicht ungelesen im virtuellen Papierkorb.
Bei E-Mails an mehrere Adressaten heißt es abzuwägen, ob jeder einzelne Empfänger die Mail-Adressen aller anderen Empfänger zu sehen bekommen sollte oder nicht. "Ungeschickt wäre das, wenn ich dadurch zum Beispiel eine Kundenliste sichtbar mache, die eigentlich ein schützenswertes Geschäftsgeheimnis ist", erläutert Schütte. In solchen Fällen kann etwa im gängigen Programm Outlook die Funktion "Bcc" genutzt werden, die die anderen Empfängeradressen unsichtbar macht.
"E-Mail ist keine Schneckenpost", so Freyermuth. Elektronische Post ist in aller Regel rasch geschrieben und sollte ebenso zügig beantwortet werden - "wenn man denn anwesend ist und das Thema eine baldige Antwort erfordert, spätestens am nächsten Tag", wie Ralf Böhm erläutert. Aber auch Freunde wollen mit Antworten in aller Regel nicht lange hingehalten werden.
Buchtipp:
Gundolf S. Freyermuth: Kommunikette. E-Mail, Handy & Co. richtig einsetzen, Heise, ISBN 3-88229-191-5, 6,90 Euro.
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